Optimalisasi Sistem Administrasi Program Indofood Riset Nugraha

Corporate Social Responsibility (selanjutnya disebut CSR) atau corporate citizenship dimaksudkan untuk mendorong dunia usaha lebih etis dalam menjalankan aktivitasnya agar tidak berpengaruh atau berdampak buruk pada masyarakat dan lingkungan hidupnya, sehingga pada akhirnya dunia usaha akan dapat bertahan secara berkelanjutan untuk memperoleh manfaat ekonomi yang menjadi tujuan dibentuknya dunia usaha. Sebagai perusahaan solusi makanan sempurna, PT Indofood Sukses Makmur Tbk. (selanjutnya disebut ISM) menyadari betapa pentingnya isu ketahanan pangan dan berkontribusi dalam mendirikan program Indofood Riset Nugraha, yang selanjutnya disebut IRN. Program ini memberikan bantuan pembiayaan secara finansial kepada mahasiswa tingkat akhir dalam mengerjakan riset nya. Pada pelaksanaannya, program CSR yang telah dijalankan selama lebih dari lima tahun ini mengalami beberapa kekurangan khususnya dari segi waktu pelaksanaan yang terus mengalami keterlambatan dari tahun ke tahun. Deviasi waktu signifikan ada pada pelaksanaan tahap seleksi administratif dan substantif oleh tim sekertariat dan tim ahli/ panelis. Melalui observasi dan wawancara langsung sistem administrasi yang masih serba manual dinilai menjadi faktor utama penyebab keterlambatan. Berangkat dari hal tersebut, kuisioner sederhana dibagikan kepada tim ahli dan sekertariat untuk mengetahui kebenaran hal tersebut dalam bentuk indeks tingkat kepuasan penggunaan metode administrasi. Menggunakan diagram gawat mendesak untuk menemukan priortitas masalah dan fishbone diagram untuk mencari akar penyebab, maka bentuk sistem administrasi yang masih manual disimpulkan menjadi akar penyebab keterlambatan waktu pelaksanaan. Hal ini juga diperkuat dengan jumlah indeks kepuasan penggunaan metode administrasi yang terbilang rendah dibawah rata-rata. Dimensi kualitas servis pada teori service management menjelaskan bahwa masalah yang tengah dihadapi program IRN membuat program ini kurang dapat melayani pihak-pihak yang terlibat dengan baik karena beberapa dimensi kualitas yang tidak terpenuhi. Hal ini apabila terus dibiarkan dapat membawa dampak merugikan terutama dari segi pencitraan bagi corporate image. Teori pada ilmu management information system menjelaskan bahwa digitalisasi sistem informasi dengan memanfaatkan IT dan akses internet mampu mengatasi masalah jarak dan waktu anggota di dalam sebuah organisasi dengan solusi perangkat elektronik yang menghubungkan anggota satu dan lainnya dalam sebuah tim yang biasa disebut Task Force Neworked Organizations. Internet mampu meningkatkan aksesibilitas, daya simpan, serta distribusi pengetahuan dan informasi di dalam organisasi. Pengembangan digitalisasi sistem bentuk online (berbasis web) dengan menyewa penyedia jasa IT independen dipilih menjadi solusi terbaik yang ditawarkan oleh penulis kepada perusahaan berdasarkan pertimbangan yang ada. Apabila perencanaan dan pelaksanaannya tepat guna, diyakini solusi ini dapat memperbaiki dimensi kualitas servis responsiveness, reliability & empathy yang sebelumnya kurang terpenuhi. Hal ini juga dikonfirmasi melalui perhitungan analisa expected benefit & cost yang menunjukan hasil benefit yang jauh lebih besar.